Banyak organisasi terjebak pada COA yang tumbuh tanpa desain: kode bertambah setiap tahun anggaran, nama akun saling tumpang-tindih, dan laporan keuangan menjadi sulit dibaca. Setiap proyek baru, program baru, atau kebijakan baru melahirkan akun baru tanpa rekonsolidasi. Akhirnya, tim akuntansi kehabisan energi hanya untuk memetakan akun ke laporan dan audit.
Padahal, standar dan praktik terbaik akuntansi — baik mengacu pada IFRS maupun US GAAP — menekankan pentingnya struktur akun yang sistematis, konsisten, dan mudah dipetakan ke laporan utama: Neraca (Balance Sheet), Laporan Laba Rugi (Income Statement), serta laporan arus kas dan laporan ekuitas. COA yang baik menjadi jembatan antara transaksi harian, laporan manajerial, dan pelaporan eksternal kepada regulator atau pemangku kepentingan.
Artikel ini akan membahas bagaimana merancang COA dengan pendekatan yang disiplin: mulai dari prinsip dasar, klasifikasi akun, penetapan account type dan normal balance, hingga cara menentukan akun baru agar tetap konsisten dengan struktur yang ada. Pendekatan ini relevan untuk sekolah, yayasan, perusahaan komersial, maupun organisasi nirlaba yang ingin menata ulang sistem keuangannya.
Peran Chart of Accounts dalam Sistem Keuangan
Chart of Accounts adalah daftar sistematis seluruh akun yang digunakan untuk mencatat transaksi. Setiap akun memiliki:
- Kode (Account Code / Number),
- Nama akun (Account Name),
- Deskripsi (Description),
- Account Type (Asset, Liability, Equity, Revenue, Expense, dan subdivisinya),
- Normal Balance (Debit atau Credit),
- Terkadang: kategori laporan, segment bisnis, dan atribut tambahan untuk pelaporan manajemen.
Dalam praktik, COA berfungsi sebagai:
- Bahasa standar yang digunakan seluruh staf keuangan ketika mencatat transaksi.
- Struktur tulang punggung laporan keuangan dan berbagai reporting (budget vs actual, analisis biaya, dsb.).
- Penghubung antara kebijakan akuntansi (accounting policy) dan implementasi di software.
Karena perannya yang fundamental, kesalahan pada desain COA akan “dipanen” selama bertahun-tahun dalam bentuk laporan yang membingungkan, proses penyusunan anggaran yang rumit, serta migrasi sistem yang sulit.
Prinsip Dasar Best Practice Desain COA
Beberapa prinsip dasar yang secara luas dianjurkan oleh praktisi dan literatur akuntansi:
- Selaras dengan laporan keuangan: struktur COA harus bisa dipetakan dengan mudah ke Neraca dan Laba Rugi.
- Konsisten dengan standar akuntansi: klasifikasi akun harus mengikuti prinsip dasar akuntansi (Asset, Liability, Equity, Revenue, Expense).
- Sederhana tetapi cukup detail: hindari membuat akun terlalu rinci hingga menyulitkan, tetapi cukup detail untuk analisis manajemen.
- Scalable: struktur kode dan klasifikasi harus memungkinkan penambahan akun baru tanpa merusak pola yang ada.
- Stabil jangka panjang: perubahan struktur utama akun sebaiknya jarang dilakukan; bila perlu, dikendalikan dengan prosedur formal.
- Terintegrasi dengan anggaran: COA harus mendukung penyusunan budget (RAPBS/RKAT/RKAP) dan mendorong transparansi biaya.
Klasifikasi Utama Akun dan Strukturnya
Secara umum, COA modern membagi akun ke dalam kelompok utama berikut:
- Asset (Aset) – apa yang dimiliki organisasi.
- Liability (Liabilitas / Kewajiban) – apa yang menjadi kewajiban organisasi terhadap pihak lain.
- Equity (Ekuitas / Modal) – hak residual pemilik atau dana bersih untuk lembaga non-profit.
- Revenue (Pendapatan) – kenaikan ekuitas yang berasal dari aktivitas operasional.
- Expense (Beban/Biaya) – penurunan ekuitas akibat konsumsi sumber daya untuk kegiatan operasional.
- Other Income & Expense – pendapatan dan beban yang sifatnya tidak rutin/di luar kegiatan utama.
Di bawah kelompok utama, biasanya ada sub-klasifikasi. Contoh sederhana:
- Asset → Asset Lancar, Asset Tidak Lancar (Tetap, Investasi, Aset Takberwujud).
- Liability → Kewajiban Jangka Pendek, Kewajiban Jangka Panjang.
- Expense → Beban Operasional, Beban Non Operasional; lalu dipecah lagi: Beban SDM, Beban Kantor, Beban Sarana Prasarana, dan seterusnya.
Tujuan dari klasifikasi ini adalah agar:
- Setiap akun jelas posisinya di laporan keuangan.
- Analisis keuangan (margin, cost structure, rasio) bisa dilakukan dengan lebih mudah.
- Pengambilan keputusan manajemen lebih berbasis data.
Account Type dan Normal Balance: Konsep dan Alasan Pentingnya
Dua atribut yang sering diabaikan ketika membuat COA di software akuntansi adalah Account Type dan Normal Balance. Padahal keduanya memiliki pengaruh langsung terhadap:
- Bagaimana saldo akun dibaca (Debit/Credit),
- Ke mana akun tersebut akan ditampilkan di laporan,
- Bagaimana sistem melakukan kontrol dan validasi.
Account Type
Account Type mendefinisikan kategori akuntansi dari akun tersebut, misalnya:
- Asset – Current Asset, Fixed Asset, Other Asset.
- Liability – Current Liability, Long-term Liability.
- Equity – Capital, Retained Earnings, Reserves.
- Revenue – Operating Revenue, Non-operating Revenue.
- Expense – Operating Expense, Non-operating Expense, Cost of Sales.
Software accounting/ERP biasanya menggunakan Account Type untuk:
- Menentukan posisi akun di laporan Neraca dan Laba Rugi secara otomatis.
- Menentukan apakah akun boleh diposting langsung atau hanya untuk akumulasi.
- Mengontrol beberapa fitur khusus (misalnya akun bank vs akun piutang vs akun pajak).
Normal Balance
Normal Balance menunjukkan sisi saldo “normal” suatu akun:
- Debit → Asset dan Expense pada umumnya memiliki saldo normal Debit.
- Credit → Liability, Equity, dan Revenue pada umumnya memiliki saldo normal Credit.
Ini penting karena:
- Memudahkan pembacaan laporan: jika akun Asset tiba-tiba bersaldo Credit besar, itu sinyal bahwa harus diperiksa.
- Memungkinkan sistem memberikan validasi atau warning tertentu (misalnya saldo negatif yang tidak wajar).
- Mempermudah interpretasi laporan manajemen, terutama jika laporan ditarik dalam bentuk trial balance.
Beberapa software mengharuskan Account Type dan Normal Balance diset dengan benar agar format laporan standar (Balance Sheet, Income Statement) dapat terbentuk otomatis tanpa mapping manual berulang.
Cara Menentukan Akun dan Menempatkannya ke Klasifikasi yang Tepat
Langkah praktis ketika menambah atau mendesain ulang akun dalam COA:
1. Mulai dari transaksi dan laporan
Jangan mulai dari software. Mulailah dari pertanyaan:
- Transaksi apa saja yang rutin terjadi di organisasi?
- Laporan apa yang diinginkan manajemen, regulator, dan auditor?
- Segmentasi apa yang relevan (unit, departemen, program, proyek)?
Dari sini, Anda bisa membuat daftar kebutuhan akun di level high-level, misalnya:
- Pendapatan sekolah: uang sekolah, uang pembangunan, sumbangan, dll.
- Biaya operasional: gaji guru, gaji staf, listrik, internet, pemeliharaan gedung.
- Aset utama: kas, bank, piutang, persediaan, aset tetap.
2. Tentukan Account Type terlebih dahulu
Untuk setiap calon akun baru, jawab dulu:
- Apakah ini Asset, Liability, Equity, Revenue, atau Expense?
- Jika Asset, apakah termasuk Asset Lancar atau Tidak Lancar?
- Jika Expense, apakah bagian dari biaya operasional rutin atau non rutin?
Dengan menempatkan akun ke Account Type yang tepat sejak awal, Anda memastikan bahwa:
- Saldo akun muncul di laporan yang benar,
- Kinerja keuangan tidak terdistorsi (misalnya beban dicatat sebagai pengurang pendapatan, bukan Expense),
- Analisis rasio (misalnya current ratio, gross margin) tetap akurat.
3. Tetapkan Normal Balance
Setelah menentukan Account Type, tetapkan Normal Balance yang konsisten:
- Asset dan Expense → normal Debit.
- Liability, Equity, Revenue → normal Credit.
Ada beberapa pengecualian (misalnya akun kontra-asset seperti akumulasi penyusutan), yang secara akun tetap dikelompokkan sebagai Asset tetapi Normal Balance-nya Credit karena fungsinya mengurangi saldo asset. Dalam kasus seperti ini, dokumentasi internal harus sangat jelas agar tim memahami “logika” tersebut.
4. Uji posisi akun di laporan keuangan
Sebelum COA dipakai secara luas, lakukan simulasi:
- Masukkan beberapa transaksi contoh.
- Tarik laporan Neraca dan Laba Rugi.
- Periksa apakah akun tampil di posisi yang diharapkan.
Jika posisi tidak tepat, biasanya masalah ada di Account Type atau mapping COA ke struktur laporan (reporting tree).
Mendesain Struktur Kode COA yang Rapi dan Scalable
Setelah konsep klasifikasi, Account Type, dan Normal Balance jelas, barulah kita bicara tentang struktur kode. Tujuan utama kode adalah:
- Membantu pengelompokan dan pencarian akun,
- Mengindikasikan hirarki (kelas → kelompok → akun detail),
- Memudahkan ekspansi di masa depan.
Contoh pola kode
Salah satu pola yang sering dipakai:
- 1xxx → Asset
- 2xxx → Liability
- 3xxx → Equity
- 4xxx → Revenue
- 5xxx → Cost of Sales
- 6xxx–7xxx → Expense Operasional
- 8xxx → Other Income/Expense
Di dalamnya, setiap kelompok masih bisa dipecah. Misalnya:
- 11xx → Kas dan Bank
- 12xx → Piutang
- 13xx → Persediaan
- 14xx → Aset Tetap
Penting untuk menyisakan ruang kosong di antara kode agar bila suatu saat diperlukan akun tambahan, Anda tidak perlu mengubah kode yang sudah ada, cukup memasukkan akun baru di sela yang tersedia.
Tips praktis
- Hindari membuat kode terlalu panjang yang sulit diingat, kecuali jika software mensyaratkan struktur segment (misalnya division-department-account).
- Pastikan kode tidak “terikat” pada hal yang mudah berubah (seperti nama direktur atau nama proyek jangka pendek); gunakan dimension/segment terpisah untuk proyek bila perlu.
- Dokumentasikan pola kode di pedoman COA internal agar setiap penambahan akun mengikuti standar yang sama.
Menyiapkan COA untuk Sistem Keuangan Modern (ERP / Accounting Software)
Dalam konteks sistem informasi modern (misalnya ERP, sistem akuntansi cloud, atau integrasi dengan sistem lain seperti billing dan POS), COA bukan hanya daftar statis tetapi master data yang menjadi referensi lintas modul.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan:
- Mapping ke modul lain: akun mana yang dipakai untuk kas bank, piutang siswa, hutang supplier, persediaan, pajak, dsb.
- Segmentasi tambahan: jika software mendukung dimension (misalnya Cost Center, Project, Program, Location), gunakan dimension untuk memecah analisis, jangan memecahnya menjadi akun yang terlalu banyak.
- Integrasi dengan anggaran: pastikan struktur COA mendukung struktur budget; misalnya, tiap pusat biaya (cost center) menggunakan akun Expense yang sama, tetapi dibedakan oleh dimension.
- Kontrol hak akses: batasi siapa yang boleh menambah/mengubah akun; perubahan pada COA harus melalui persetujuan formal (misalnya tim akuntansi + manajemen).
Kesalahan Umum dalam Desain COA dan Cara Menghindarinya
Beberapa pola kesalahan yang sering ditemukan:
- Terlalu banyak akun detail – setiap jenis transaksi kecil dibuatkan akun sendiri; solusi: gunakan dimension atau deskripsi transaksi untuk detail, akun tetap dijaga pada level yang wajar.
- Pencampuran klasifikasi – beban diposting ke akun Revenue, atau akun Asset digunakan untuk mencatat Expense satu kali.
- Tidak konsisten dalam penamaan – nama akun tidak mengikuti pola (misalnya kadang “Biaya”, kadang “Beban”, kadang “Pengeluaran”).
- Tidak memanfaatkan Account Type dan Normal Balance – semua akun diperlakukan sama, sehingga laporan standar sulit terbentuk.
- Sering mengganti kode akun – perubahan kode tanpa migrasi dan dokumentasi membuat data historis sulit dibandingkan.
Menghindari kesalahan ini membutuhkan disiplin dokumentasi dan governance, bukan hanya konfigurasi di software.
Kesimpulan
Mendesain Chart of Accounts yang baik adalah investasi jangka panjang. COA yang rapi, selaras dengan prinsip akuntansi, dan dirancang dengan memperhatikan Account Type serta Normal Balance akan mempermudah seluruh siklus keuangan: pencatatan transaksi, penyusunan anggaran, pelaporan manajemen, hingga audit eksternal.
Kuncinya adalah memulai dari kebutuhan laporan dan kebijakan akuntansi, kemudian menerjemahkannya menjadi klasifikasi akun yang jelas, struktur kode yang konsisten, serta atribut akun yang lengkap. Dalam sistem modern, COA juga harus siap menjadi master data yang terintegrasi dengan modul lain dan mendukung analitik yang lebih maju.
Jika organisasi Anda sedang berpindah sistem, melakukan digital transformation, atau merapikan tata kelola keuangan, meninjau ulang desain COA adalah salah satu langkah strategis yang tidak boleh diabaikan. COA yang sehat akan menjadi fondasi bagi sistem informasi keuangan yang transparan, akuntabel, dan siap bertumbuh.
Sumber dan referensi
- https://www.ifrs.org/
- https://www.fasb.org/
- https://www.accountingtools.com/articles/chart-of-accounts.html
- https://www.cpajournal.com/2018/04/23/designing-an-effective-chart-of-accounts/
- https://www.oracle.com/erp/what-is-a-chart-of-accounts/
- https://www.sage.com/en-us/blog/chart-of-accounts-best-practices/