Potongan: Milik HRD, Bukan Keuangan — Agar Tidak Memicu Objek Pajak Baru

Dalam praktik, dua model sering bercampur: (1) potongan keterlambatan sebagai pengurang upah yang dihitung oleh HRD; atau (2) “denda” yang diperlakukan sebagai kas masuk ke Keuangan. Model kedua menggoda (ada uang yang “masuk”), namun secara tata kelola dan pajak bisa menimbulkan masalah: basis PPh 21 kabur, muncul pendapatan lain-lain pada perusahaan, dan risiko kepatuhan meningkat. Model pertama—potongan sebagai pengurang upah—lebih bersih, terukur, dan konsisten dengan prinsip “gaji dibayar untuk jam/kehadiran yang sah”. Daftar Isi

• Dasar Hukum Potongan Keterlambatan
• Mengapa Dikelola HRD, Bukan Keuangan
• Konsekuensi Pajak: PPh 21 & Risiko “Objek Baru”
• Cara Akuntansi yang Benar (Tanpa Objek Pajak Baru)
• Perbandingan 3 Model Perlakuan
• RACI: Siapa Melakukan Apa
• FAQ Singkat
• Kesimpulan
• Sumber/Referensi

Dasar Hukum Potongan Keterlambatan

• PP 36/2021 tentang Pengupahan memperbolehkan pemotongan upah untuk denda, ganti rugi, dsb., sepanjang diatur dalam Perjanjian Kerja/Peraturan Perusahaan/PKB; total potongan tidak boleh melebihi 50% dari setiap pembayaran upah. Hal ini menegaskan legalitas potongan karena keterlambatan, asalkan ada dasar tertulis. :contentReference[oaicite:0]{index=0}
• Praktik HR (Hukumonline/penyedia HRIS) juga merujuk bahwa pemotongan keterlambatan boleh dilakukan dengan dasar aturan internal yang jelas dan proporsional. :contentReference[oaicite:1]{index=1}
• PPh 21 (PMK 168/2023): PPh 21 dipotong atas penghasilan berupa gaji/upah/tunjangan yang diterima atau diperoleh pegawai; pendekatan tarif efektif (TER) berlaku sesuai ketentuan. Prinsip “diterima/diperoleh” relevan saat menentukan basis bila upah dikurangi karena keterlambatan. :contentReference[oaicite:2]{index=2}

Mengapa Dikelola HRD, Bukan Keuangan

1. Substansi upah — Keterlambatan memengaruhi hak atas upah (jam kerja/kehadiran). Itu ranah HRD (data absensi, kebijakan kehadiran, sanksi disiplin). Keuangan seharusnya mengeksekusi pembayaran sesuai “hak” yang telah dihitung HRD.
2. Segregation of duties — HRD sebagai maker (perhitungan/hak), Keuangan sebagai approver & payer. Menghindari konflik kepentingan dan double counting (potongan menjadi “kas denda”).
3. Hindari objek pajak baru — Jika potongan diperlakukan sebagai “denda” yang masuk kas perusahaan, ada risiko diakui sebagai pendapatan lain-lain yang kena PPh Badan. Jika diperlakukan sebagai pengurang upah, tidak ada arus kas “tambahan” dan tidak muncul objek baru.
4. Kepastian PPh 21 — Dengan potongan sebagai koreksi upah, basis PPh 21 konsisten dengan penghasilan yang benar-benar diterima/terutang pegawai. :contentReference[oaicite:3]{index=3}

Konsekuensi Pajak: PPh 21 & Risiko “Objek Baru”

Dua skenario umum:

1. Potongan sebagai pengurang upah (direkomendasikan): upah bruto periode = upah untuk jam/kehadiran yang sah. Potongan keterlambatan mengurangi hak upah, sehingga basis PPh 21 dihitung dari upah yang memang menjadi hak pegawai. Beberapa rujukan HR/payroll juga menempatkan denda keterlambatan sebagai pengurang sebelum PPh 21 karena tidak “diterima” pegawai. Pastikan kebijakan tertulis dan parameternya jelas. :contentReference[oaicite:4]{index=4}
2. “Denda” sebagai kas masuk perusahaan (tidak disarankan): jika perusahaan menagih denda terpisah, nominal itu berpotensi dipandang sebagai penghasilan perusahaan (PPh Badan). Di sisi pegawai, PPh 21 bisa berbenturan (apakah denda diumumkan sesudah penentuan penghasilan bruto?). Model ini membuka risiko pajak dan audit trail yang kurang rapi.

Catatan: komponen pengurang standar PPh 21 yang diakui eksplisit (mis. iuran pensiun/BPJS tertentu) diatur khusus; potongan kedisiplinan tidak disebut sebagai pengurang khusus. Oleh karena itu, pastikan penetapan “potongan keterlambatan” dilakukan di level hak upah (jam/kehadiran) — bukan sebagai “denda pasca upah” — agar tidak menimbulkan basis pajak baru. :contentReference[oaicite:5]{index=5}

Cara Akuntansi yang Benar (Tanpa Objek Pajak Baru)

Prinsip: potongan keterlambatan harus “memotong biaya gaji”, bukan “menciptakan pendapatan denda”. Dengan demikian, tidak ada objek pajak baru di sisi perusahaan.

1. Di HRD (perhitungan hak): upah periode dihitung berdasarkan jam/kehadiran sah. Potongan keterlambatan mengurangi upah bruto pada sumbernya.
2. Di Keuangan (pembukuan): catat biaya gaji sebesar upah setelah koreksi keterlambatan; PPh 21 normal sesuai basis upah tersebut; bayar gaji bersih. Hindari akun “pendapatan denda”.
3. Arus kas: tidak ada pemasukan “denda”; yang ada hanyalah pembayaran gaji yang lebih kecil karena hak upah berkurang.

Perbandingan 3 Model Perlakuan

Model	Deskripsi	Dampak PPh 21	Dampak PPh Badan	Risiko & Catatan	Rekomendasi
A. Pengurang upah (HRD)	Keterlambatan menurunkan hak upah (jam/kehadiran)	Basis PPh 21 = upah setelah koreksi hak	Tidak ada “pendapatan denda” → tidak ada objek baru	Butuh aturan tertulis, parametrik & jejak absensi	Direkomendasikan
B. Denda kas masuk (Finance)	Upah tetap, lalu ditagih denda terpisah ke karyawan	Basis bisa rancu (bruto vs neto setelah denda)	Berpotensi jadi pendapatan lain-lain (kena PPh Badan)	Jejak audit & kepatuhan lebih berat	Tidak disarankan
C. Dana clearing internal	Denda “ditahan” sementara, lalu dikompensasikan	Tetap berisiko apabila tidak mengoreksi hak upah	Jika akhirnya diakui pendapatan, timbul objek pajak	Administratif kompleks; mudah salah klasifikasi	Hindari

RACI: Siapa Melakukan Apa

R = Responsible, A = Accountable, C = Consulted, I = Informed.

Aktivitas	HRD	Finance	TI/HRIS	Pimpinan	Audit/Compliance
Aturan & parameter potongan keterlambatan	A/R	C	C	I	C
Perhitungan hak upah (jam/kehadiran)	A/R	I	C	I	C
Pembayaran gaji & PPh 21	I	A/R	C	I	C
Pelaporan pajak masa	I	A/R	I	I	C
Audit trail & rekonsiliasi	C	A	R	I	C

FAQ Singkat

Apakah boleh memotong karena keterlambatan? Boleh, asalkan diatur dalam PK/PP/PKB dan total potongan ≤ 50% dari pembayaran upah. :contentReference[oaicite:6]{index=6} Apakah potongan mengurangi basis PPh 21? Jika ditetapkan sebagai pengurang hak upah (bukan “denda kas”), basis PPh 21 mengikuti upah yang benar-benar diterima/terutang. Pastikan kebijakan & perhitungan terdokumentasi. :contentReference[oaicite:7]{index=7} Mengapa jangan dicatat sebagai “pendapatan denda”? Karena dapat menciptakan objek pajak badan baru dan memperumit rekonsiliasi penggajian. Perlakukan sebagai koreksi biaya gaji.

Kesimpulan

Untuk menghindari sengkarut pajak dan audit, kelola potongan keterlambatan di HRD sebagai pengurang hak upah, bukan “denda” yang masuk kas Keuangan. Finance cukup mengeksekusi pembayaran bersih dan membukukan biaya gaji yang telah dikoreksi. Hasilnya: basis PPh 21 yang konsisten, tidak ada pendapatan baru di perusahaan, dan tata kelola yang bersih serta dapat diaudit. :contentReference[oaicite:8]{index=8}

Sumber/Referensi

• PP 36/2021 Pengupahan
• PMK 168/2023 (Petunjuk Pelaksanaan PPh 21)
• Hukumonline — Potongan karena terlambat
• Ortax — Ringkasan PP 36/2021
• Hadirr — Potong gaji & implikasi PPh 21
• Talenta — Pemotongan gaji karena terlambat